為保障食材品質、控制成本并確保運營順暢,某砂鍋餐飲管理公司建立了一套標準化、流程化的采購管理體系。該流程貫穿需求、尋源、執行到入庫的各個環節,旨在實現高效、透明、可控的物資供應。以下是其核心流程圖解及說明。
一、 流程總覽與核心階段
整個采購管理流程可劃分為四個主要階段:
二、 詳細流程步驟解析
步驟1:需求提報
發起部門:各廚房、倉庫或門店。
依據:根據菜品銷售數據、庫存預警(設置安全庫存)及促銷計劃,填寫《采購需求單》。
* 內容:明確所需食材(如特定砂鍋底料、肉類、時蔬)、規格、預估數量、需求日期等。
步驟2:需求審核與匯總
審核人:廚師長、門店經理、公司采購部。
審核要點:需求必要性、規格合理性、數量準確性。
* 匯總:采購部將分散的需求進行整合,形成統一的采購計劃,以爭取批量優惠。
步驟3:供應商選擇與詢價
來源:優先從公司《合格供應商名錄》中選擇。該名錄包含長期合作的肉類、糧油、香料等供應商,均經過資質、品控和信譽審核。
詢價議價:針對需求,向至少2-3家供應商進行詢價,對比價格、付款條件、交貨期。對于大宗或新品,可能進行現場考察或樣品試制。
步驟4:采購訂單生成與審批
制單:確定供應商后,生成正式《采購訂單》,明確品名、數量、單價、金額、交貨時間地點、質量標準。
審批:采購訂單需經采購經理、財務部門(預算審核)審批,重大采購需上報總經理。
步驟5:訂單執行與跟催
發送訂單:將審批后的訂單發送至供應商確認。
過程跟催:采購員跟蹤供應商備貨及發貨進度,確保按時交貨,尤其對于生鮮類食材。
步驟6:到貨驗收
驗收主體:倉庫管理員、廚師或指定質檢員(重要食材如香料、底料核心原料需廚師長參與)。
驗收依據:以采購訂單和質量標準為準。
驗收內容:
數量驗收:清點實際到貨數量是否與訂單一致。
步驟7:入庫與記錄
辦理入庫:驗收合格后,倉庫管理員辦理入庫手續,將食材存放至指定區域(冷藏、冷凍、干倉)。
更新臺賬:立即在庫存管理系統或臺賬中更新入庫數據,確保庫存信息實時準確。
步驟8:對賬與結算
對賬:采購部定期(如每月)與供應商核對訂單、驗收單、退貨單,確認應付款項。
付款申請:財務部門根據合同約定、對賬結果及審批流程,安排付款。
步驟9:供應商評估與反饋
績效評估:采購部聯合使用部門定期對供應商進行考評,指標包括:食材質量穩定性、價格競爭力、交貨準時率、配合度等。
結果應用:評估結果更新供應商檔案,作為后續采購決策的重要依據,優化供應商名錄。
三、 流程關鍵控制點
四、
該砂鍋餐飲公司的采購管理流程圖,并非簡單的“購買”動作,而是一個貫穿計劃、執行、監督、評估的閉環管理系統。它通過標準化和制度化的設計,有效降低了餐飲運營中的食材成本與質量風險,確保了砂鍋菜品口味與品質的穩定,為公司的持續經營和品牌聲譽奠定了堅實的供應鏈基礎。隨著公司發展,該流程還可與中央廚房配送、供應鏈金融等模塊結合,進一步實現精細化與智能化管理。
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更新時間:2026-01-07 07:32:38